關于“新型冠狀病毒感染的肺炎”“疫情”期間認證審核方案

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尊敬的HXQC客戶:

北京大陸航星質量認證中心股份有限公司(以下簡稱HXQC)依據IAF ID3:2011《影響認可機構、合格評定機構和獲證組織的特殊事件或情況的管理》及國家市場監督管理總局、中國合格評定國家認可委員會(CNAS)通知要求,為更好地防控“新型冠狀病毒感染的肺炎“疫情”(以下簡稱“疫情”),結合HXQC認證工作實際,就“疫情”期間開展認證審核工作進行了認真研究,制定了有關方案如下:

一、認證申請受理

自2月3日起,HXQC正常受理各領域認證申請;HXQC通過電子郵件、電話、微信等方式正常進行認證申請受理評審工作。要求認證客戶提供申請材料的原件掃描件(如認證申請書、合同等資料)或無法蓋章時的電子版表格。待“疫情”解除后,再由客戶補寄紙質材料,或在后續現場審核時由審核組收集帶回。

二、審核工作安排

HXQC原則上暫停安排現場審核,采用文件審核、使用信息和通信技術(ICT)實施遠程審核等審核方式開展審核工作。根據各地政府復工安排及在地方政府宣布“疫情”解除的地區,確有特殊原因具備安排現場審核條件的客戶,可視情況安排現場審核。審核具體工作安排如下:

(一)初次審核

按規定進行一階段非現場審核,由審核組通過電話、視頻、郵件等形式在線收集證據進行評審,以驗證是否具備進入二階段條件。二階段審核根據“疫情”控制情況采用遠程審核或現場審核方式開展。

如果客戶能夠符合使用信息和通信技術(ICT)實施遠程審核的條件,可采用遠程審核方式實施二階段審核,待“疫情”解除后3個月內補充進行現場審核,以驗證認證有效性。

(二)再認證、監督審核安排

1、如果客戶能夠符合使用信息和通信技術(ICT)實施遠程審核的條件,HXQC按規定要求策劃采用遠程審核方式進行監督、再認證審核。如果HXQC通過收集的證據證明認證客戶的管理體系是有效的,則可以保持其認證資格,或更新其認證資格并換發認證證書。待“疫情”解除后3個月內對相關結果予以評價確認或補充進行現場審核。

   如果能夠滿足如下條件,可不需補充現場審核:

a)客戶管理體系的成熟度比較高;

b)客戶提供的產品/服務不屬于高風險,或能夠證明自身對其產品/服務的控制水平較高;

c)審核組通過遠程審核已達到審核目的,并經過認證評定不需補充現場審核的。

如經評價確認不需要補充現場審核的認證項目,下次的監督或再認證審核需在9個月內實施(上次現場審核末次會議后9個月內)。

2、如在監督、再認證到期前通過電話、網絡視頻、郵件、文件審核等形式在線收集證據作為替代性的短期審核,并且HXQC通過收集的證據證明認證客戶的管理體系是持續有效的,則可以保持認證資格,或將認證有效期延長至“疫情”解除后3個月,通常不超過原認證到期日之后6個月。待“疫情”解除后3個月內與客戶協商適宜的監督、再認證現場審核時間。替代性短期審核需要收集的證據見《“疫情”防控期間非現場審核記錄及報告》。

(三)自即日起至疫情解除前,對有效期滿或需監督審核及再認證維持的認證證書,由于“疫情”影響不能接受審核的認證項目,通過收集到的信息確認后順延既有認證證書有效期至疫情解除后3個月。對于受“疫情”影響停產而不能接受監督審核的認證客戶所持有的認證證書,對認證證書實施暫停等處理的時限,可延遲至“疫情”解除后3個月。

(四)HXQC可對具備條件的認證項目策劃采用現場審核+遠程審核方式實施初次審核、監督或再認證審核,待“疫情”解除后3個月內對相關結果予以評價確認或補充進行現場審核。

三、認證決定及后續安排

1、“疫情”期間正常進行認證決定、證書頒發。對已完成現場審核但由于“疫情”原因不能按期提交不符合整改有效證據的客戶,可將整改完成時間延遲至“疫情”解除后3個月。

如果審核組開出的不符合不涉及違反國家有關法律法規或不是嚴重不符合項,審核組可接受客戶提供的不符合項整改計劃,經過驗證客戶整改計劃可行后,即可將審核案卷提交認證評定。通過認證決定后可暫時保持認證資格或頒發認證證書。待“疫情”解除后3個月內按要求完成不符合整改活動,通常不超過本次審核結束日后6個月,或原認證到期日之后6個月。

2、初審、監督、再認證審核項目通過審核、認證決定后,向客戶提供電子版的認證決定或認證證書,認證證書的有效性可在HXQC官網(www.ccroo.com)及全國認證認可信息公共服務平臺(http://cx.cnca.cn/CertECloud/index/index/page)查詢。

3、待“疫情”解除后如經驗證客戶管理體系不能持續有效運行,那么HXQC需要按照正常的認證程序對相關證書采取暫?;虺蜂N認證措施。

4、待全國“疫情”解除后,所有認證審核工作應繼續按照原審核方案進行。獲證客戶應確保持續滿足相關認證要求,HXQC將按照合規性要求,控制認證風險,持續跟蹤客戶提供材料的有效性,并進行必要的現場驗證。

四、上述安排的相關措施

1、“疫情”期間HXQC將通過電子郵件、電話、微信等方式與客戶聯絡收集受疫情影響的信息(具體見“新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控期間認證客戶信息確認表”)及使用ICT實施遠程審核的條件(具體見“HXQC應用信息和通信技術(ICT)實施遠程審核認證客戶信息確認表”)。策劃使用信息和通信技術(ICT)實施遠程審核時,要符合IAF MD4《信息和通信技術(ICT)在審核中應用》要求。

2、HXQC在疫情防控期間將針對認證實施所做出的優化調整措施及時向公司員工和客戶公布,并切實提供良好認證服務和技術支持。

3、HXQC在疫情防控期間會加強內部和外部交流溝通,并按照國家和地方監管部門、認可機構的要求,及時完成相關信息通報。

4、對于CNAS、UKAS、JAS-ANZ對我公司的認可監督評審工作,HXQC將按認可機構的安排做好相應工作。

5、本方案在實施過程中將根據上級主管部門關于“疫情”期間的認證要求及“疫情”防控情況做相應調整。

6、為指導公司的疫情監測防控工作和疫情防控期間的認證工作,HXQC成立了新型肺炎防控指揮部。如有任何問題,請隨時與HXQC新型肺炎防控指揮部聯系(13311105598)。感謝大家的配合與支持!


?二〇二〇年二月五日

修訂:二〇二〇年三月二十三日


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