GB/T 19001-2016標準4.1條款中內外部環境風險評估的實施

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金幫琳

(北京大陸航星質量認證中心股份有限公司 北京100143)

 

GB/T 19001標準“4.1理解組織及其環境”等內容是新版標準的核心內容,是對質量管理體系總體策劃輸入的要求,也是識別組織內外部環境風險的重要來源。2016版GB/T 19001標準,無論是在結構上還是在內容上都發生了重大改進,如何正確理解和運用新版標準的相關要求,是各類認證組織面臨的一項新任務。本文結合水利工程建筑行業質量管理工作實踐,識別和研究GB/T19001-2016標準4.1條款中內外部環境風險評估中的問題及解決辦法,促進認證機構、審核人員對標準的理解,促進審核人員能力的整體提升,從而提高質量管理體系審核的有效性。

一、正確理解標準的要求

GB/T19001-2016標準4.1條款規定了組織應確定與其宗旨和戰略方向相關并影響其實現質量管理體系預期結果的能力的各種外部和內部因素。組織應對這些外部和內部因素的相關信息進行監視和評審。面對新時代、新使命、新征程,組織所處的環境已經呈現出與以往截然不同的特性:變化加快、市場全球化、知識成為主要資源等。為了適應變化的環境,組織需要具備應變的能力。GB/T19001-2016標準4.1條款的要求,意在為組織提供一種理解組織及其環境并證實其相關信息得到監視和評審的方法。

GB/T 19001標準“4.1理解組織及其環境”等內容是新版標準的核心內容,貫穿于標準的相關過程??扇绾螌嵤┦莻€難點,因為新版標準并未給出具體的監視和評審方法。審核員實施組織環境審核時,如何充分理解標準的要求,準確判定組織環境的“風險和機遇”,合理進行內外部環境風險評估,有效制定控制措施,以確保審核的有效性,是目前質量管理體系審核中亟待解決的問題之一。在內外部環境風險評估實踐活動中,明確評估目的,準確把握評估原則及依據,提出評估思路,控制評估要點,并對組織內外部環境評審風險控制措施的充分性進行識別,這是確保組織質量管理體系有效運行的前提和基礎。

二、對4.1條款中內外部環境風險評估的實施

任何一個組織都無法避免與所處環境之間的相互作用。組織總是受著各種環境因素的影響和制約,并在這種制約中尋求生存和發展。組織應按照新標準4.1條款的要求,實施內外部環境風險評估。下面以山東省水利勘測設計院為例,分析對4.1條款中內外部環境風險評估的實現過程。

1、評估目的

建立組織內外部環境風險識別評估制度是為確保我院組織環境和風險得到有效控制,確保有利于實現預期結果的情況可能導致機遇的出現,時刻抓住我院生存與發展的機遇,以實現我院QES方針和QES目標指標,使全院生產、服務和活動過程符合質量、環境及職業健康安全標準,符合相應法律法規及其他要求的規定,以消除或減少對組織環境的有害影響,有效控制生產經營過程中的各種風險。

本次評估的目的是充分識別理解并考慮那些與我院的宗旨、戰略方向相關,并影響我院實現管理體系預期結果能力的內部和外部環境,確保內外部環境要素識別與評估。

2、評估原則

本次評估以國家現行有關法律、法規及技術標準為依據,按照本院SDSS-CX03-2017《組織環境與風險和機遇管理程序》,采用SWOT分析法,堅持政策性、科學性、公正性、針對性等原則,開展組織內外部環境風險識別評估工作。

3、評估內容

設計院組織環境與風險和機遇管理過程中所涉及的內外部環境要素。將院內外部環境作為評估對象,按照所確定的方法,將對組織內外部環境信息和條件進行綜合和概括,進而分析組織的優勢、劣勢、面臨的機會和威脅,從而根據組織所處環境狀況采取相應的控制措施。

4、評估依據

(1)GB/T19001-2016、GB/T24001-2016、GB/T28001-2011、GB/T50430-2007標準;

(2)國家相關規范、標準;

(3)水利水電行業技術規范、標準;

(4)地方水利水電相關標準、要求;

(5)設計院現行QES管理體系文件(QES手冊、程序文件、作業文件)及控制措施和應急預案等;

(6)SDSS-CX03-2017《組織環境與風險和機遇管理程序》

5、組織涉及的主要內外部環境

在建立與持續改進我院QES管理體系時,應將充分識別理解并考慮那些與我院的宗旨、戰略方向相關,并影響我院實現QES管理體系預期結果能力的內部環境。

設計院涉及的組織內部環境主要包括:組織文化、價值觀、知識、績效、人員能力、財務因素、資源因素、經營因素等。

設計院涉及的組織外部環境主要包括:政治環境、法律環境、經濟環境、社會文化環境、技術環境、自然環境、競爭力等。

6、組織環境評估

(1)評估過程

根據相關法律法規及我院《組織環境與風險和機遇管理程序》中有關組織環境控制所作的明確規定,組織環境評估過程一般包括以下幾個步驟:

①準備階段

一是在建立與持續改進質量、環境和職業健康安全管理體系時,我院將充分識別理解并考慮那些與我院的宗旨、戰略方向相關,并影響我院實現管理體系預期結果能力的內部和外部環境。

二是內外部環境要素識別與評估:明確職責分工,了解環境情況,在每年的管理評審前,由相關部門負責人按照《內外部環境識別與控制清單》(SDSS -CX03-JL5-5-2017)進行識別并評估其適用性。

三是明確評估對象和范圍,收集國內外相關法律和標準。各部門將組織內外部環境要素識別結果登記《內外部環境識別與控制清單》(SDSS -CX03-JL5-5-2017),提交技質辦(信息中心)進行匯總整理。

四是內外部環境要素監測與更新:各部門在獲得內外內外部環境要素信息變化時,應及時告知技質辦(信息中心),由管理者代表組織院內外部環境要素識別結果進行修訂。

②開展內外部環境風險評估

針對我院面臨的組織內外部環境,按照SWOT分析法,進行風險評估。

第一、按照所確定的方法,分解所涉及的環境類別,內外部環境項目;

第二、結合單位業務特點、環境條件等致險因子,分析辨識內外部環境所涉及的具體內容;

第三、對我院內外部環境現狀進行描述;

第四、制定我院內外部環境監視方法;

第五、對我院內外部環境的符合性進行評審;

第六、編制我院內外部環境識別與控制評審結論清單;

第七、對我院內外部環境的不符合性制定整改措施,持續改進。

第八、因我院新版管理體系運行時間不到5個月,加之對標準的理解及實施還有待進一步深入。本次內外部環境識別僅僅針對主要要素。例如:外部環境主要針對政治環境、法律環境、經濟環境、技術環境等要素識別與分析;內部環境主要針對組織文化、價值觀、績效、經營因素等要素識別與分析。

(2)SWOT法評估分析

依據SDSS-CX03-2017《組織環境與風險和機遇管理程序》,對影響我院實現管理體系預期結果的能力的組織內外部環境信息和條件,采用SWOT法評估分析,詳見下表:

內部優勢

內部劣勢

1)院職工隊伍穩定;

2)質量部門能夠行使相應職權;  

3)院領導重視質量管理,分管院長擔任管代;  

4)質量體系職責明晰,組織機構健全完整;  

5)擁有多個管理體系認證,質量、環境管理體系能夠有效運行;  

6)已明確了院發展的戰略目標;  

7)產品質量穩定,在用戶中有較高的聲譽,在省內水利勘測設計行業位居前列。

1)院部分職工質量意識仍然薄弱;對新版標準的理解還有待進一步加強;  

2)質量考核機制的落實不到位,有差距;  

3)質量事先預防機制還需進一步完善;  

4)質量管理和質量檢驗手段還較落后、效率低;  

5)勘測設計成果校審亟待加強,部分成品質量還存在問題;  

6)收集的質量信息不完整,統計技術的應用沒有有效開展;  

7)成本核算還需進一步完善。

外部機會

外部威脅

1)國家政策重點扶持行業,特別是強調生態建設;  

2)勘測設計產品受到用戶支持和理解;  

3)已開展同行業質量部門間的溝通;  

4)全社會關注質量、重視質量;  

5)與認證中心保持良好的溝通  

1)用戶對勘測設計質量要求的提高;  

2)新技術、新設備、新工藝、新材料等對勘測設計產品質量要求越來越高;  

3)國內外行業內部競爭,省外各部級、省級水利院,省內地市級水利院;  

4)質量時代的到來對組織的要求  

注:我院采用SWOT法對上述內容進行了評估分析,但每次不局限于此內容。

 

(3)組織環境評估

依據SDSS-CX03-2017《組織環境與風險和機遇管理程序》,對影響我院實現管理體系預期結果的能力的主要內部和外部因素,逐一分析,我院組織環境評估分析過程及評審結果見《院內外部環境識別與控制分析評審匯總表》。

基于文章字數的限制,僅以我院組織環境中的技術環境為例,探討組織內外部環境識別與控制分析的對策措施。

 

內外部環境識別與控制分析評審匯總表

SDSS CX03-JL5-5-2017                                                          編號:

環境

項目

       

現狀描述

監視(方法)

評審(結論)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

技術

環境

社會的科技進步會促進我院的經濟活動中物質條件的改善和技術水平的提高,從而使我院通過利用這些物質條件取得更高的效率。技術的進步、產品的更新,都將對我院現有的生產設施、勘測設計手段及方法的更新帶來機遇,同時對勘測設計人員的技能和知識的提升帶來挑戰。

國家科技體制、科技政策、科技水平和科技發展趨勢對戰略的影響如下:

a)技術進步使組織能對市場及客戶進行更有效的分析。

b)新技術的出現使社會和新興行業對產品和服務的需求增加,使組織擴大經營范圍或開辟新市場。

c)技術進步可創造競爭優勢。

d)技術進步可導致現有產品被淘汰,或縮短生命周期。

e)新技術的發展可使組織更多關注環境保護、社會責任、可持續增長等。

隨著經濟社會和科技進步的快速發展,隨著新時代的到來,水利勘測設計手段及方法的更新帶來機遇,同時對勘測設計人員的技能和知識的提升帶來挑戰。目前,我院在水利勘測設計手段及方法與同級同行業相比,依然存在一定差距,亟待進一步加強。

通過技術交流,與政府、主管部門、客戶間的溝通,時刻關注科技創新動向。

不符合技術環境要求,需持續改進。經評估為可接受風險。

注:根據實際工作情況,識別我院內外部環境,每次分析不局限此表項目。

 

(4)內外部環境風險控制措施及建議

通過本次我院內外部環境風險評估分析,識別了那些與我院的宗旨、戰略方向相關,并影響我院實現QES管理體系預期結果能力的內外部環境。我院仍處在一個動態的,較復雜的、變化的環境中,內部的勘測設計技術手段與外部環境不能非常完美的結合,所以,需要對勘測技術手段進一步變革,達到有效控制我院內外部環境風險目的。

為此,設計院內外部環境風險控制措施及建議:

① 強化勘測設計人員的入院教育及培訓力度

一是必須對新上崗的管理人員及作業人員進行崗前教育培訓,方能安排上崗作業。

二是直接分配至本院的管理人員,必須接受以下教育和學習:

國家安全生產方針、政策和有關安全生產的法律、法規;

本單位面臨的內外部環境情況及勘測設計控制基本知識;

本單位QES管理體系、規章制度和勞動紀律;

事故應急救援、事故應急預案演練及防范措施;

從業人員安全生產權利和義務;

有關環境、職業健康風險案例等。

其他需要培訓的內容。

②繼續有效實施專題技能培訓

社會的科技進步會促進我院的經濟活動中物質條件的改善和技術水平的提高,從而使我院通過利用這些物質條件取得更高的效率。技術的進步、產品的更新,都將對我院現有的生產設施、勘測設計手段及方法的更新帶來機遇,同時對勘測設計人員的技能和知識的提升帶來挑戰。我院已于2017年3月1日開展了三維設計培訓班,2018年建議根據我院勘測設計技術人員實際需求,繼續開展形式多樣的專題技能培訓班,確保我院勘測設計成果質量。

7、評估結論

經評估分析我們認為本院內外部環境中存在的風險主要是質量風險和技術風險。這些風險中的主要風險因素應采取措施加以控制和管理。

(1)本次評估以國家現行有關法律、法規及技術標準為依據,按照本院SDSS-CX03-2017《組織環境與風險和機遇管理程序》,采用SWOT分析法,堅持政策性、科學性、公正性、針對性等原則,開展組織內外部環境風險識別評估工作。通過內部審核和參考國內其他勘測設計單位的經驗,結合我院勘測設計單位特點,對本院內外部可能存在的各類組織環境風險類型,并通過定量分析,確定了不符合的內外部環境要求。此次評估方法選用得當,分析有理有據,評估結果較為科學,與院實際相吻合。

(2)針對辨識出的不符合的內外部環境要求,按照本院SDSS-CX03-2017《組織環境與風險和機遇管理程序》中規定的可接受原則,分別提出了切實可行的整改建議。內容簡明扼要,重點突出,可操作性較強,對院業務生產工作的正常開展具有較強的指導意義,各部門應按照本報告要求,進一步細化完善,認真落實。

(3)內外部環境風險識別評估工作是風險預控管理的一項新措施新要求,國內各單位暫無成熟經驗。在具體評估過程中,所使用的評估方法與主管部門工作人員的工作經驗及思考方式有很大的關聯,易受個人主觀因素的影響,因此,本次評估依然難免出現一些小的偏差和不妥之處。要求各部門在具體落實過程中及時反饋發現的問題,以便于持續改進此項工作。

三、結語

組織要認識到其內外部環境是不斷變化的,組織應具備相應的能力,以調整自身的管理體系使其具有適應這種變化。環境的變化是引起組織變化的重要因素之一。因此,正確把握組織環境的變化及其對組織生存與發展的影響,對于組織不斷開拓市場、提高經濟效益具有重要的意義。水利工程建筑勘測設計行業各類組織應提高對“組織環境”管控的認識。通過實施新版標準4.1條款要求,并從實際質量管理工作經驗中加以提煉和升華,形成一套行之有效的組織環境管控模式和方法,進一步提高自身的工作質量與效率。

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