以審核促進監理企業管理能效提升

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 作者:王三平

(北京大陸航星質量認證中心股份有限公司)

 

 

眾所周知,一個監理企業管理體系認證是貫徹國際管理體系標準,是為了借助先進的管理模式和理念來規范企業的管理行為,使之能夠持續健康地發展,能夠在激烈的市場競爭中占有一席之地,進而作大、作強、作長。本人作為第三方管理體系認證的審核員,又作為監理行業的一名國家注冊監理工程師,對審核工作有一定的了解,對審核給監理公司的管理帶來的“效益”有著親身的感受?,F將審核工作中的一些做法進行總結,與各位同仁分享。

 

1、審核工作前理清監理企業管理體系的

內外環境因素和相關方需求

 

監理企業管理者應對公司發展過程中出現的問題有著理性和清醒的認識,應順應市場的需要,進行質量管理體系認證、職業健康安全管理體系和環境管理體系認證,并進行了三體系管理文件的整合,形成了“三標一體”的管理體系,成為監理企業管理體系認證的標配。但常見的現象是有些企業往往為了認證而認證,如建筑施工企業和監理企業,因為投標的需要(評標辦法中有1~3分的管理體系認證分值),就花錢買認證證書,根本不知道認證的目的,甚至連標準是什么,有哪些要素,各因素之間的關系是什么,什么是PDCA循環等等都不知道,更談不上體系的運行管理了。這就是我們常說的“兩張皮”現象。

任何一個組織,經過一定的初級發展,形成了一定的企業管理的規章制度后,可能會感到發展的后勁不足,會遇到發展的諸多“瓶頸”,如果不妥善解決,企業很可能會被市場淘汰,因此較理性的企業管理者,這時候大多會引進更加先進的管理模式來給企業“加油”,從而積累或沉淀一個企業固有的企業文化,讓企業的每一個成員共享,讓企業駛入健康高速的快車道,這就是深化管理、提升管理。當然,企業的發展過程不可能一帆風順,必然會出現波峰波谷,會出現這樣那樣的問題,如薪酬問題、人才流失問題、市場開拓問題等,出現這些問題并不可怕,要正確對待,認真分析產生的原因,通過標準要求的內部審核、監督檢查、管理評審等措施或手段(計劃、實施、檢查、改進,簡稱PDCA循環),尋求持續改進的機會,使得企業能良性發展;這就是持續改進。

作為對施工企業行使監督管理職能的監理企業,如果不進行管理體系認證,不借助質量、職業健康、環境管理體系的要求或其它管理體系的要求來加強自身的管理,就無法加大對施工企業管理的力度。同時,顧客 (業主)在考察監理企業的管理水平,將一個項目委托給監理企業監理時,比較看重的是一個監理企業的內在實力和規范的管理,這就是市場的需要和形勢的需要。因此,審核工作與企業的管理是相輔相成的,審核是為了推動企業的管理,而企業的規范管理,尤其是領導的重視又能確保審核工作的有效運行。 

 

2、審核工作中如何審核

來提升監理企業管理

 

結合我在監理企業審核經歷,本人認為監理企業管理體系認證需審核如下工作:

 

2.1 審核監理企業培訓工作

根據管理體系“全員參與”的原則以及管理體系“培訓、意識與能力”條款的要求,首先,需選擇一家正規、熟悉建筑行業的咨詢機構對企業全體員工進行貫標的培訓,重點對各標準的條款進行講解,提高全體員工貫徹標準的意識及能力,培訓結束組織考試以此檢驗培訓效果。其次,請培訓機構或認證機構進行內審員培訓,為日常的內部審核提供人力支持。

 

2.2 審核監理企業策劃工作

如何編寫適合監理行業特點和企業實際的管理體系文件,首先,必須對企業現有狀況進行評估;其次,建立編寫管理體系文件的策劃方案和時間表。

 

2.3 審核監理企業管理體系文件編寫工作資料

按照策劃方案和時間表安排,在最高管理者的領導下,成立專門機構編寫文件。通俗地講,管理手冊是對標準條款的翻譯,將適合于所有組織的標準條款按照行話符合企業要求一一對應地進行描寫,變成自己的語言。但要翻譯的好,成為“綱領性文件和行動指南”也不是一件簡單的工作。程序文件的編寫應以主控部門為主,重點寫清楚“4wh”即做什么,誰來做,何時做,何地做。工作文件主要是崗位職責、管理制度、法律法規等。記錄表單除了監理規范用表外,還需設計一些具有企業特色的管理體系運行用表。

 

2.4 審核監理企業管理體系文件發布實施的培訓工作

管理體系文件經最高管理者批準后予以發布實施,發布后,應重點向全體員工做好文件的培訓工作,可分別對總監(代表)、專業監理工程師及新員工進行宣貫培訓,讓全體員工理解領會公司管理體系文件,尤其是管理方針,并且要將管理方針告知顧客。

 

2.5審核監理企業總的管理目標是否有針對性,并分解落實到各個層面

在公司管理方針的框架內,監理企業建立了質量目標、職業健康安全目標、環境目標指標,并要求各部門、各項目部進行目標指標的分解。部門目標按年度分解,項目部目標按受監工程的建設周期分解。公司體系運行部負責對各部門、各項目部目標指標的完成情況進行考核,年底予以獎罰兌現。監理企業應從合同履約率、顧客滿意率或顧客抱怨率、重大的服務責任事故率、受監單位工程的驗收合格率、年創優質工程數量幾個方面建立公司的質量目標,那么項目部如何圍繞這個目標來建立項目部的目標呢?本人認為應從兩個方面來建立,一方面要緊扣監理企業服務的特點,制訂服務目標,另一方面要結合工程實體,制訂控制目標。如某一個受監工程,其工程實體的質量目標為“楚天杯”,則項目部的質量目標可以這樣制訂:

其一,質量控制目標

做到事前有計劃方案、事中有檢查驗收記錄、事后有質量評估,按照“楚天杯”的要求,確保本工程各分部、分項以及各檢驗批質量驗收全部合格,獲結構優質和黃鶴杯,最終獲楚天杯。為此,必須做到:

各檢驗批檢查驗收率100%;

原材料、半成品、設備抽查檢驗(測)率100%;

質量隱患、事故率0%;

專業(特殊)工種人員和單位資格審查率100%:

各類方案、工藝標準審查(批)率100%:

影響施工質量的各類施工工具(設備)、檢測儀器報驗(檢測)率100%;

工程項目觀感得分率90%以上。

其二,質量服務目標

監理服務到位率100%;

監理資料的完整率100%:

監理資料的同步率100%:

監理服務事故率0%;

顧客滿意率90%以上,或顧客抱怨率3%以下。

上述目標,由體系運行部在內審時予以審核,收集證據,留下記錄。如沒有完成,將扣罰項目部績效獎金。

 

2.6 審核監理企業的策劃交底能否指導項目部的工作,能否應對風險和機遇

管理體系文件(管理手冊、程序文件、工作文件、記錄表單等)內容較多,如何有效提高和運用是擺在面前的緊迫問題。通過幾年的審核工作實踐,將管理體系文件的主要內容進行歸納形成體系文件運行交底記錄。新項目部成立后,由體系運行部到項目部宣貫、指導并告知項目部在監理服務過程中應重點把握的方面。交底的主要內容有:監理規劃的策劃、編制指導文件、技術交底、合同交底、設計變更的標識、合同文件的學習交底、內部交流和培訓、各項管理制度的建立、各類文件、記錄清單的建立等。如監理規劃的策劃,除按照GB50319-2013《建設工程監理規范》所要求的規劃內容外,還必須結合公司管理體系認證的要求,將有關環境管理和職業健康安全管理的內容納入到規劃中,比如,監理的依據就必須收錄有關環境和職業健康安全的法律法規。通過管理體系認證,項目部能有效完成本職工作,同時通過檢查將做的好的項目部的經驗進行推廣學習,統一思想和認識,極大地推動了監理工作的有序開展和公司的管理水平。

 

2.7 審核監理企業定期監視和測量記錄,促進公司及項目部的管理工作

為了驗證管理體系文件運行的符合性、適宜性和有效性,公司職能部門應定期組織到項目部進行監督檢查,主要有工程技術部的監理服務的監督檢查、體系運行部的內部審核、事業發展部的工作紀律及考勤檢查等。通過檢查提高并培訓了檢查人員的水平,在各自的崗位上吸取教訓有效提高監理工作的水平。通過檢查發現項目部工作落實不到位的情況,幫助整改同時對管理體系認證工作進行督促進一步的落實。公司通過檢查結果的反饋意見與項目部的績效掛鉤,與每位員工的考評及經濟利益掛鉤,有效地預防了責任心不強導致的工程質量事故、安全事故或建設單位的經濟利益受損,明確了責任范圍及監理人員平時應做的記錄。

 

2.8  審核監理企業顧客滿意度調查 

質量管理體系要求以顧客為關注焦點,將顧客的需求作為改進公司工作的前提,因此,監理企業必須非常重視顧客滿意度調查,由公司的市場經營部專門負責,對每個項目部每年進行一次背靠背地調查,調查對象為建設單位和施工單位,調查表采取打分制,主要內容有:安全文明施工管理、服務態度、質量控制、進度控制、投資控制、組織協調和服務效果等,按非常滿意、滿意、較滿意、不滿意、非常不滿意五檔設置分值。調查過程結束,形成顧客滿意度調查報告,供最高管理者決策參考,同時將報告發至項目部,便于項目部改進監理服務工作。

 

2.9審核監理企業管理評審

管理評審是監理企業最高級別的評審,為了將管理體系認證工作與公司管理有機結合,監理企業每年均非常正式地由最高管理者主持一次管理評審會議。首先,編寫管理評審計劃發至各部門、項目部;其次,各部門、項目部按照計劃的要求準備評審輸入信息資料。主要有:管理方針執行情況、內審報告、糾正措施和預防措施執行情況、上一年度管理評審提出改進建議落實情況、不合格監理服務/不符合項統計分析報告、法律法規和其他要求合規性評價報告、部門職責履行情況、公司各項制度執行情況、顧客滿意度調查報告、目標指標完成情況、對項目部的檢查情況、季度考核情況、資源需求及配置情況、管理體系運行財務投入情況、管理體系文件在項目部的運行情況等。再次,召開管理評審會議,對公司建立的管理體系的適宜性、充分性及有效性進行綜合評價,并同時評價公司質量、環境和職業健康安全管理體系改進的機會和變更的需要,形成決議。最后,編寫管理評審報告,發至各個層面,對報告中提到的改進建議,由各責任部門予以落實。

 

 

結束語

只有領導重視與全員參與,才能做到審核工作與監理公司的管理有機結合。領導重視,審核工作才能夠落到實處,以審核工作促進監理公司的管理工作;審核工作抓的好,不流于形式,能夠推動監理公司的管理工作。兩者相輔相成,才能夠克服“兩張皮”現象。

 

 

 

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