GB/T 19001-2016標準7.5條款“成文信息”再認識

學術園地 金幫琳 瀏覽

(北京大陸航星質量認證中心股份有限公司 北京100143)

 

2016版GB/T 19001標準,無論是在結構上還是在內容上都發生了重大改進,如何正確理解和運用新版標準的相關要求,是各類認證組織面臨的一項新任務?!吨袊J證認可》在2017年第2期刊登了《對新版標準7.5條款“形成文件的信息”的理解》一文,文章對新版標準“成文信息”的要求有了一個基本把握,但對“成文信息”核心問題的認識還有待深入。結合水利工程建筑行業質量管理工作實踐,本文談談對“成文信息”的認識與體會,算是對該問題研究的一個補充或完善,供同行商榷。


一、新版標準“成文信息”的內涵

 

新版標準對文件和記錄的要求體現在GB/T 19001標準7.5條款成文信息中。成文信息的作用包括用于溝通消息、提供經策劃并已實施的證據,以及進行知識分享。新版標準用“保持成文信息”代替了前一版標準的“文件”“形成文件的程序”,并用“保留成文信息”代替了 “記錄”。作為與其他管理體系標準相一致的共同內容,新版標準有“成文信息”的條款,“成文信息”適用于所有的文件要求。各類組織有責任確定需要“保持”或“保留”成文信息及其存儲時間和所用載體。與前一版標準相比,新版標準7.5條款對文件的要求更加靈活,為了確保組織管理體系有效實施,不同組織可根據自身特點確定“成文信息”的形式、多少和詳略程度。同時,新版標準7.5條款的變化也具體體現了信息技術的發展對質量管理體系及過程運行的影響。


二、準確把握新版標準7.5條款“成文信息”的要求

 

新版標準對“成文信息”的要求進行了詳盡闡述,并在標準附錄A中給予補充解釋。新版標準要求,組織為建立質量管理體系需要保持的“成文信息”內容如下:

 

除新版標準要求的成文信息,為確保質量管理體系有效性,組織通常需要考慮保持一系列成文信息。例如:組織的結構圖,質量管理體系的過程路線圖、流程圖或過程描述,質量計劃,內部溝通的文件,檢驗檢測方案,勘測技術要求,結果報告等等。


三、以水利工程建筑行業為例分析“成文信息”實現過程

 

目前,許多組織“成文信息”控制流于形式,所編制的管理體系文件不符合組織的實際過程狀況,導致可操作性差,事后補填記錄已是常態,反而把本來簡潔的管理復雜化,帶來不必要的麻煩,“兩層皮”現象已成為各類組織管理體系運行普遍存在的問題,ISO9000族標準的科學管理遭到嚴重質疑,認證的公信力大打折扣,部分組織對其已失去信心,此社會問題亟待研究解決。下面以水利工程建筑行業為例,探討“成文信息”實現過程中應把握的基本問題。

 

水利工程建筑行業應按新版標準的要求,保持或保留相應成文信息。新版標準對文件的要求更加靈活,為了確保質量管理體系有效運行,水利工程建筑行業可根據自身特點確定成文信息的形式、多少和詳略程度。但在質量管理體系范圍、質量方針、質量目標等幾方面按新版要求必須保持成文信息。

 

在證實水利工程建筑行業其過程按策劃的要求實施、產品和服務要求的適用性、可追溯性要求等諸多方面必須保留成文信息。除了滿足標準要求的成文信息外,因質量管理體系過程運行、信息溝通的需要,水利工程建筑行業通常需要考慮保持一系列“成文信息”。例如對于小型水利工程建筑行業需要的文件和記錄與大中型水利工程建筑行業相比要簡單的多,成為信息的數量與詳略程度主要取決于水利工程建筑行業的實際情況,包括水利工程建筑行業產品和服務的特點。為此,對新版標準7.5條款“成文信息”的要求,水利工程建筑行業質量管理工作者一定要有正確的認識與把握。

 

“成文信息”的編寫是水利工程建筑行業建立文件化管理體系的工作內容之一。水利工程建筑行業應安排具有質量管理知識的專業技術人員編寫文件和記錄,以便符合實際,具有可操作性。目前,許多組織大多是安排非專業人員編寫文件和記錄,特別是有些咨詢機構責任心不強,給組織編寫的文件和記錄與組織的實際情況符合性較差。更有甚者,對生產同樣的產品、不同的組織,咨詢機構編寫的文件和記錄除組織機構名稱不一樣外,其余內容完全一樣。有的組織質量管理部門的人員,既不懂質量管理又無專業知識,他們只能照抄照搬生產同樣產品的組織文件。編制的文件層次結構混亂,文件層次不符合從上到下越來越具體詳細,從下到上每一層都是上面一層的支持文件的要求。上下層文件互相不銜接、前后不呼應、內容要求不一致,相互存在矛盾等等。編制的管理體系文件結構呈“菱形”結構,不符合典型的管理體系文件結構。上述人員編寫出的文件和記錄的適宜性、有效性、可操作性、質量性可想而知,文件和記錄根本無法使用。這種現象,在各類認證業務范圍的組織中均普遍存在,值得監管部門思考。

 

另外,水利工程建筑行業的文件和記錄的編寫要保持相對的穩定性,不宜經常、隨時修改。發現問題時,及時記錄下來,按照水利工程建筑行業策劃的時間間隔統一修改。在現實當中,許多組織特別是一些具有專職編制體系文件人員的大型企業或科研機構,組織的文件和記錄一年中修改多次,加重了組織中各部門的文件修改工作量,導致用于質量控制的時間相對減少,不利于組織產品和服務質量的提高。由于文件和記錄修改頻繁,未經過慎重思考,編寫的文件和記錄存在很多缺陷,經常造成使用上的錯誤。諸多組織的文件和記錄中存在的問題實在令人擔憂。盡管如此,很多具有這樣“成文信息”的組織仍然通過了認證并獲得證書,實在令人費解,值得行業反思。

 

下面是某綜合甲級水利工程建筑勘測設計行業質量、環境和職業健康安全管理體系按照新版標準編制的“成文信息”典型示例,即滿足標準要求,又符合工作實際,供各類組織參考使用。

 

“成文信息”控制清單一覽表                   3

序號

成文信息名稱

唯一性標識

備注

1    

QES管理手冊(含QES體系范圍、方針、目標)

QES-SC01-2017

1、對于小型水利工程建筑行業組織“成文信息”的形式、多少和詳略程度可參照此清單進行合理刪減。

2、該表中成文信息不包括C層次的作業文件。

2    

成文信息控制程序

QES-CX01-2017

3    

管理評審控制程序

QES-CX02-2017

4    

人力資源控制程序

QES-CX03-2017

5    

基礎設施管理控制程序

QES-CX04-2017

6    

產品和服務要求控制程序

QES-CX05-2017

7    

工程設計過程控制程序

QES-CX06-2017

8    

外部供方控制程序

QES-CX07-2017

9    

工程勘察過程控制程序

QES-CX08-2017

10  

工程測量過程控制程序

QES-CX09-2017

11  

標識和可追溯性控制程序

QES-CX10-2017

12  

顧客財產控制程序

QES-CX11-2017

13  

內部審核控制程序

QES-CX12-2017

14  

不合格品控制程序

QES-CX13-2017

15  

分析評價和改進控制程序

QES-CX14-2017

16  

應對風險和機遇措施控制程序

QES-CX15-2017

17  

環境因素識別、職業健康安全危險源辨識及風險評價控制程序

QES-CX16-2017

18  

信息交流和溝通控制程序

QES-CX17-2017

19  

環境/職業健康安全運行(含辦公區域)控制程序

QES-CX18-2017

20  

環境/職業健康安全事件調查及結果內容控制程序

QES-CX19-2017

21  

環境/職業健康安全應急準備和響應控制程序

QES-CX20-2017

22  

環境/職業健康安全測量和監視控制程序(含績效評價)

QES-CX21-2017

23  

環境/職業健康安全相關法定要求和合規性評價控制程序

QES-CX22-2017

 

四、新版標準“成文信息”控制應注意的幾個問題

 

1、提高對“成文信息”控制的認識。

 

文件是質量管理體系運行的依據,起到溝通意圖、統一行動的作用,從而實現水利工程建筑行業標準化管理。記錄可提供產品、過程和體系符合要求及體系有效運行的證據,具有追溯、證實和依據記錄采取糾正和預防措施的作用,有利于水利工程建筑行業責任明晰,嚴細管理。通過實施新版標準“成文信息”控制,并從實際管理工作經驗中加以提煉和升華,形成一套行之有效的管控模式和方法,進一步提高水利工程建筑行業的工作水平和效率,讓不同的人在執行同樣的、相似的工作能有同樣的規則去遵守。


2、提升質量管理者自身素質。

 

能力是指能夠應用知識和技能實現預期結果的本領,能力不足將很難實現預期的結果。按照GB/T 19001-2016標準7.2條款要求,不斷提升質量管理者自身素質。質量管理者是組織管理體系有效運行的關鍵人員,其素質高低決定著組織產品和服務的質量。作為質量管理者在掌握一定專業技術知識的基礎上,對新版標準每個條款都要深入理解和正確運用,并做管理體系有效運行的先行者和領軍人,帶領組織人員實現質量目標。只有這樣,對組織的產品質量、運行有效性、財務業績(即經濟效益)都會產生積極的影響,為組織帶來更大的收益。對相關方的滿意也會產生積極的影響。


3、所寫必是所做。

 

導致組織管理體系“兩層皮”現象的核心問題之一就是所寫并非所做。各類組織編制的“成文信息”與實際工作過程流程與控制嚴重不符,事后補填記錄應付外審已不再是質量管理的秘密,已完全背離了ISO9001標準的理念與初心。給組織日常質量管理與過程控制帶來不必要的麻煩和負擔。各類已通過認證組織,結合組織實際工作流程,采用PDCA循環和基于風險的思維,正確使用過程方法,按照新版標準要求,修編組織現有“成文信息”。


4、將復雜的問題簡單化。

 

通過對部分獲證組織“成文信息”控制情況的溝通交流、外部評審等,建議組織的記錄盡可能實現勾選、模塊化,提升質量管理效率,以達到質量控制為最終目的。

 

適宜的“成文信息”控制對一個已通過認證的水利工程建筑行業至關重要,根據水利工程建筑行業實際工作流程制定好文件和記錄內容及其之間的關系,杜絕形式化操作,可避免造成“兩層皮”現象,否則將會給水利工程建筑行業的管理工作帶來不必要的麻煩與負擔。

 

作者簡介:金幫琳(1965-),男,漢族,主要從事技術與質量管理工作。

通訊地址:濟南市歷山路121號山東省水利勘測設計院

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